AO/IB


Meer controle door analyse, deconstructie, reconstructie en auditing van de processen binnen uw organisatie

Administratieve Organisatie/AO


In de administratieve organisatie (AO) worden alle processen, procedures, instructies, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen een organisatie vastgelegd. Dit vastleggen resulteert in een of meerdere handboeken waarbij de te onderscheiden handboeken zich richten op het beschrijven van de diverse processen, het toewijzen van verantwoordelijkheden en het beheersen van informatiestromen.

Ter verduidelijking als praktisch voorbeeld, de klachtenprocedure. Een klachtenprocedure kan een heel complexe procedure inhouden wanneer we het hebben over een grote internationale organisatie of een bescheiden, eenvoudige procedure bij een meer overzichtelijk klein familiebedrijf. Voor wat de AO betreft dient er o.a. in kaart gebracht te worden via welke kanalen klachten de organisatie bereiken, welke functionarissen bij de klachtenafwikkeling een rol spelen, welke taken de te onderscheiden functionarissen in het geheel uitvoeren en hoe de informatiestromen en het daaraan gerelateerde formulierenbeheer er uit zien. Dit in kaart brengen en beschrijven in een of meerdere handboeken heeft, wanneer we ons richten op de klachtenprocedure, ten doel klachten zo efficiënt, professioneel en klantvriendelijk mogelijk af te handelen. Een klacht die niet op een dergelijke wijze afgehandeld wordt, kan immers resulteren in bijvoorbeeld (toekomstig) omzetverlies en dat kan natuurlijk nooit het beoogde doel zijn.

Naast voornoemd proces vinden er legio andere processen plaats binnen een organisatie welke beschreven dienen te worden. Zo valt te denken aan bijvoorbeeld het inkoopproces, het verkoopproces en het productieproces.

LUCIAN kan u helpen zicht en controle te krijgen op de processen en informatievoorziening binnen uw organisatie, ervoor zorgen dat deze (beter) op elkaar afgestemd worden en zo de onderdelen waar uw organisatie uit opgebouwd is en uw organisatie als geheel beter laten functioneren.

Interne Beheersing/IB


Het beschrijven en vastleggen van de administratieve organisatie is niet een eenmalige bezigheid maar een continu proces. Uw organisatie is net als haar omgeving aan verandering onderhevig en daarmee ook de administratieve organisatie. Wanneer u het optimale wilt blijven halen uit uw inspanningen zult u de processen waaruit uw onderneming is opgebouwd periodiek tegen het licht moeten houden en indien nodig moeten bijsturen. LUCIAN gebruikt daarbij als instrument de zogenaamde PDCA-cyclus of Deming cirkel. PDCA in de gelijknamige cyclus staat voor 'Plan-Do-Check-Act'.

Plan

In deze fase worden de doelstellingen omschreven, oftewel antwoord gegeven op de vraag hoe de ideaalsituatie eruit zou moeten zien. Deze ideaalsituatie legt u vervolgens naast de huidige situatie en daaruit komen de verbeterpunten naar voren. De aanpak van deze verbeterpunten dient vervolgens vertaald te worden naar praktische oplossingen;

Do

In deze fase worden de beschreven praktische oplossingen ook daadwerkelijk in praktijk gebracht. Een nieuw formulier wordt gecreëerd en ingepast in bestaande processen, een bestaand formulier wordt hieruit verwijdert of een functionaris krijgt te maken met een aanpassing in zijn takenpakket en moet hier handvaten voor aangereikt krijgen;

Check

In deze fase gaan we controleren of het gerealiseerde resultaat overeenkomt met de omschreven doelstellingen (het plan). Dit kunnen we bijvoorbeeld doen door metingen uit te voeren, een mystery guest het proces te laten doorlopen en beoordelen of feedback te vragen aan betrokkenen;

Act

In deze fase gaan we indien nodig bijsturen. De check kan 3 mogelijke conclusies opleveren; het resultaat komt overeen met de planning (I), het resultaat overtreft de planning (II) en het resultaat voldoet niet aan de planning (III). In gevallen I en II hoeft u (op het ijk/meetmoment) niets te ondernemen, in geval III luidt het advies de PDCA-cyclus opnieuw te doorlopen daar er in dat geval ruimte is voor verbetering.

Door de processen regelmatig tegen het licht te houden en indien nodig bij te stellen, kunt u er vertrouwen in hebben en houden dat uw organisatie optimaal functioneert en ook blijft functioneren.

Bedankt voor uw interesse en het beschikbaar stellen van uw tijd. Mocht u ondanks bovenstaande informatie nog met vragen zitten, dan nodig ik u uit contact met mij op te nemen.


Met vriendelijke groet,


Andries Luchies